Excelissä ei ole relaatiotietokantaohjelmien, kuten SQL Serverin ja Microsoft Accessin, tiedonhallintaominaisuuksia. Se voi kuitenkin toimia yksinkertaisena tietokantana, joka täyttää tiedonhallintavaatimukset. Excelissä tiedot järjestetään laskentataulukon riveillä ja sarakkeilla. Taulukkotoiminnon avulla on helppo syöttää, muokata ja käsitellä tietoja. Nämä ohjeet koskevat Excelin versioita 2019, 2016, 2013, 2010 ja Excel for Microsoft 365.
Tietokannan ehdot: tietueet ja kentät
levyjä
Tietokannan terminologiassa . on tiedosto sisältää mitä tahansa tietoa tietystä objektista tietokannassa. Excelissä jokainen laskentataulukon solu sisältää yhden tietokohteen tai arvon.
Kentät
Jokainen tietokantatietueen merkintä, kuten puhelinnumero tai talonumero, on ala. Excelissä laskentataulukon yksittäiset solut toimivat kenttinä, koska jokainen solu voi sisältää yhden tiedon kohteesta.
Kenttien nimet
On tärkeää järjestää tietokanta siten, että voit lajitella tai suodattaa tiedot löytääksesi tiettyjä tietoja. Sarakeotsikoiden, joita kutsutaan myös kenttien nimiksi, lisääminen helpottaa tietojen syöttämistä samassa järjestyksessä jokaiselle tietueelle.
Esimerkkitietokanta
Yllä olevassa kuvassa jokaisella opiskelijalla on erillinen rivi taulukossa, joka sisältää kaikki heistä saatavilla olevat tiedot. Jokainen rivin solu on kenttä, jossa on yksi tieto. Otsikkorivin kenttien nimet auttavat pitämään tiedot järjestyksessä pitämällä kaikki tiedot tietystä aiheesta, kuten nimi tai ikä, samassa sarakkeessa kaikille opiskelijoille.
Excelin tiedonhallintatyökalut
Tietueiden lomakkeen käyttö
Yksi näistä työkaluista on tietolomake. Voit käyttää sitä etsimään, muokkaamaan, syöttämään tai poistamaan tietueita taulukoista, joissa on enintään 32 kenttää tai saraketta. Oletuslomakkeessa kenttien nimet luetellaan siinä järjestyksessä, jossa ne on järjestetty taulukkoon, jotta käyttäjät syöttävät tietueet oikein. Jokaisen kentän nimen vieressä on tekstiruutu yksittäisten tietokenttien syöttämiseen tai muokkaamiseen. Vaikka on mahdollista luoda mukautettuja lomakkeita, oletuslomakkeen luominen ja käyttäminen riittää usein.
Poista päällekkäiset tietueet
Kaikkien tietokantojen yleinen ongelma on tietovirheet. Yksinkertaisten kirjoitusvirheiden tai puuttuvien tietokenttien lisäksi päällekkäiset tietueet voivat olla ongelma tietotaulukon koon kasvaessa. Toista Excel-tietotyökalua voidaan käyttää poistamaan nämä päällekkäiset tietueet – tarkat tai osittaiset kaksoiskappaleet.
Lajittele tiedot Excelissä
Lajittelu tarkoittaa tietojen järjestämistä uudelleen tietyn ominaisuuden perusteella, kuten taulukon lajittelua aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan tai kronologisesti vanhimmasta nuorimpaan. Excelin lajitteluvaihtoehdot sisältävät lajittelun yhden tai useamman kentän mukaan, mukautetun lajittelun, kuten päivämäärän tai kellonajan mukaan, ja lajittelun rivien mukaan, mikä mahdollistaa kenttien järjestyksen uudelleen taulukossa.