Flash Fill nopeuttaa tietojen syöttämistä Microsoft Exceliin paljon. Se tarkkailee syöttämiesi tietojen kuvioita ja tekee ehdotuksia syöttämisen täydentämiseksi kokonaisia sarakkeita oleellisilla arvoilla. Jatka lukemista oppiaksesi käyttämään Flash Fill -toimintoa Excelissä tietojen syöttämisen nopeuden ja tarkkuuden lisäämiseksi. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016 ja 2013; Excel for Microsoft 365, Excel Online ja Excel for Mac. Flash Fill ei ole käytettävissä Excelin aiemmissa versioissa. Flash Fill toimii samalla tavalla kuin automaattinen täyttö verkkoselaimessa, mutta on paljon älykkäämpi. Excelin automaattinen täyttö toimii hieman eri tavalla, joten voit kopioida kaavoja ja arvoja laskentataulukon vaaka- tai pystysuoraan taulukkoon. Excel itse asiassa käyttää koneoppimista Flash Fillissä, jolloin se voi tehdä älykkäitä ehdotuksia siitä, mitä saatat haluta syöttää.
Flash Fillin käyttäminen Excelissä
On kaksi tapaa käyttää Flash Fillia Excelissä. Se toimii aina taustalla ja tekee ehdotuksia, kun kirjoitat soluun. Helpoin ja yleisin tapa käyttää Flash Fillia on hyväksyä nämä ehdotukset napsauttamalla Tulla sisään avain. Toinen tapa käyttää Flash Filliä on suorittaa komento TIEDOT nauhan välilehti täyttääksesi automaattisesti useita soluja kerralla. Flash Fillin ominaisuudet ovat tällä hetkellä melko rajalliset. Se toimii vain, jos sarake, johon syötät tiedot, on suoraan lähdetiedot sisältävän sarakkeen vieressä. Lähdetiedot ovat tietoja, jotka sisältävät kuvion, jota Flash Fill käyttää arvojen luomiseen. Hieman outoa, se toimii vain sarakkeiden, ei rivien, kanssa, joten et voi täyttää riviä automaattisesti tiedoilla.
Käytä Flash Fillia kirjoittaessasi
Kun kirjoitat, Flash Fill toimii aina taustalla. Jos se luulee näkevänsä mitä yrität kirjoittaa sarakkeeseen, se ehdottaa, kuinka voit täyttää koko merkinnän välittömästi. Tällä tavalla käytettynä voit ajatella Flash Filliä Excelin automaattisen täydennyksen laajennuksena. Automaattinen täydennys ehdottaa, mitä kirjoitat yksittäiseen soluun, kun taas Flash Fill -toiminnolla voit täyttää kokonaisia tietosarakkeita. Käytä Flash Fillia kirjoittaessasi seuraavasti:
-
Lisää uusi sarake lähdetietosarakkeen viereen.
-
Kirjoita vaadittu arvo uuden sarakkeen ensimmäiseen soluun.
-
Aloita arvon kirjoittaminen toiseen sarakkeeseen. Kun Excel havaitsee kuvion, se näyttää esikatselun, joka näyttää, mitä arvoja se käyttää jäljellä oleville soluille.
-
Paina Tulla sisään -näppäintä ja arvot lisätään automaattisesti.
-
Siinä se, se on niin yksinkertaista!
Voit jatkaa Flash Fillin käyttöä seuraavissa sarakkeissa eri tietokohteiden poimimiseen. Niin kauan kuin kuvion sisältävä sarake ei ole erotettu sarakkeesta, johon syötät arvot, Excelin pitäisi tunnistaa kuvio. Jatkaen edellistä esimerkkiä, nimet voidaan myös purkaa.
Flash Fillin käyttäminen nauhasta
Kun Flash Fill havaitsee kuvion, se näyttää yleensä esikatselun kirjoittaessasi. lyödä Tulla sisään tämän ehdotuksen hyväksyminen on yleensä helpoin tapa käyttää Flash Fillia. Sitä voidaan kuitenkin käyttää myös nauhassa olevan komennon kautta. Noudata näitä ohjeita käyttääksesi sitä tällä tavalla:
-
Lisää uusi sarake lähdetietosarakkeen viereen.
-
Kirjoita vaadittu arvo uuden sarakkeen ensimmäiseen soluun.
-
Valitse TIEDOT välilehti nauhassa.
-
Valitse Flash Fill Tilaus.
-
Kun Excel havaitsee kuvion, se syöttää ehdotetut arvot jäljellä oleviin soluihin.
Yhdistä useiden sarakkeiden tiedot
Flash Fill ei voi vain jakaa arvoja yksittäisiin sarakkeisiin. Sitä voidaan käyttää myös sarakkeiden yhdistämiseen minkä tahansa valitsemasi kuvion kanssa. Tämä voi olla paljon nopeampaa ja intuitiivisempaa kuin ketjutuskaavan käyttäminen. Jos esimerkiksi haluat luoda yksittäisistä osoitekentistä yhden osoitesarakkeen, voit toimia seuraavasti:
-
Kirjoita jokainen osoitekenttä erilliseen sarakkeeseen.
-
Luo viereinen osoitesarake.
-
Kirjoita ensimmäinen osoite vaaditussa muodossa.
-
Aloita toisen osoitteen kirjoittaminen ja tarkista Excelin ehdottamat arvot.
-
Hyväksy Excelin ehdottama Flash Fill painamalla Enter.
Huomaa, että tässä esimerkissä kadun, kaupungin ja maan välissä käytettiin pilkkuja, mutta ei numeroa ja katua. Flash Fillin pitäisi toimia missä tahansa valitsemassasi muodossa.
Muita Flash Fillin ominaisuuksia
Flash Fill voi yksinkertaistaa monia tiedonsyöttötehtäviä. Sarakkeiden jakamisen ja yhdistämisen lisäksi Flash Fill voi poistaa etunollat, jos niitä on vain muutamilla kohteilla. Sitä voidaan käyttää tekstin, numeroiden ja päivämäärien muotoiluun. Se voi korvata osan solun sisällöstä, ehkä luoda suojatun version arkaluontoisista tiedoista korvaamalla jotkin numerot numeroilla XXXX. Useita toimintoja, kuten arvojen yhdistäminen ja merkkien lisääminen, voidaan jopa yhdistää. Näiden toimintojen suorittaminen on sama. Toimi seuraavasti:
-
Syötä puhdistettavat tai uudelleen muotoiltavat raakatiedot yhteen sarakkeeseen.
-
Kirjoita tiedot haluamallasi tavalla viereisen sarakkeen ensimmäiseen soluun.
-
Aloita toisen arvon kirjoittaminen ja Flash Fill ehdottaa, kuinka voit täydentää sarakkeen kaikkia muita arvoja noudattaen samaa kaavaa.
Kun alat ymmärtää, mihin Flash Fill pystyy, huomaat sen olevan erittäin tehokas ja hyödyllinen työkalu. Jos olet kiinnostunut toisesta todella hyödyllisestä työkalusta tietojen syöttämisen yksinkertaistamiseksi, tutustu Excelin automaattisen täytön käyttöön, sillä se voi älykkäästi kopioida kaavoja ja arvoja laskentataulukkoon.