Arkistoi vanhat sähköpostit Outlookissa ja pidä PST-tiedosto pienenä

Mitä tietää

• Valitse Outlookissa Tiedosto † Tiedot † Tilin asetukset † Tilin asetukset†
• Siirry kohtaan tiedosto -välilehti ja valitse Lisätä† Vuonna Uusi Outlook-datatiedosto valintaikkuna, valitse Outlookin datatiedosto ja valitse sitten Okei†
• Anna arkistolle nimi, valitse sille sijainti ja valitse Okei† Vedä ja pudota kokonaisia ​​kansioita uuteen arkistokansioon.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit pitää PST-tiedoston pienenä arkistoimalla vanhat sähköpostisi. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook for Microsoft 365-, Outlook 2019-, Outlook 2016-, Outlook 2013- ja Outlook 2010 -sovelluksia.

Vanhojen sähköpostien arkistointi Outlookissa pitääksesi PST-tiedoston pienenä

Kun Outlookissa säilyttämiesi sähköpostien määrä kasvaa, myös aika, joka Outlookissa menee tehdäksesi mitä haluat, kasvaa. PST-tiedoston kokorajoitus lähestyy. (PST- tai «Omat kansiot» -tiedostoon Outlook tallentaa kaikki tietosi, mukaan lukien kalenterit, yhteystiedot ja sähköpostit.) Voit luoda Outlookissa arkiston vanhoista viesteistä erillään päivittäin käyttämästäsi PST-tiedostosta:

1. Valitse Tiedosto ja valitse Tiedot†

2. Valitse Tilin asetukset ja valitse Tilin asetukset valikosta. Tiliasetukset-ikkuna avautuu.

3. Valitse tiedosto -välilehti.

4. Valitse Lisätä† Uusi Outlook-tietotiedosto -valintaikkuna avautuu.

5. Valitse Outlookin datatiedosto ja valitse Okei†

6. Kirjoita alle arkiston nimi Tiedoston nimi ja valitse sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston.

7. Valitse Okei ja sulje ikkuna.

Siirrä sähköposti arkistoon

Täytä äskettäin luotu arkisto PST vetämällä ja pudottamalla kokonaisia ​​kansioita juurikansioon, joka näkyy uutena alla Sähköpostikansiot† Tästä on hyötyä, jos sinulla on jo a Arkisto kansio, joka sisältää esimerkiksi kaiken viime vuoden postin. Laita se vain PST-arkistoon. Voit myös arkistoida yksittäisiä kohteita:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella arkistosi PST:n mukaan nimettyä juurikansiota Sähköpostikansiot†

2. Valitse Uusi kartta valikosta.

3. Kirjoita haluamasi kansion nimi. Varmista että Lähetä ja lähetä kohteita on valittu alla Kansio sisältää jos haluat arkistoida sähköpostit. Valitse sopiva luokka muiden kohteiden arkistoimiseksi.

4. Vedä yksittäisiä sähköpostiviestejä tai sähköpostiryhmiä äskettäin luotuun kansioon.

5. Jos haluat siirtää kaikki sähköpostit kansiossa (tai sisäkkäisissä kansioissa) ennen tiettyä päivämäärää, valitse Tiedosto † Tiedot†

6. Valitse Työkalut ja valitse Siivoa postilaatikko†

7. Valitse Automaattinen arkistointi ilmestyneestä valikosta.

Sulje arkisto-PST-tiedosto

Kun olet arkistoinut kaikki kohteet, voit sulkea PST-tiedoston Outlookissa:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella alla olevan arkistosi PST-päätä Sähköpostikansiot†

2. Valitse Lähellä «___» valikosta.

Käytä sähköpostia suljetun arkiston PST-tiedostosta

Viestien hakeminen suljetusta arkiston PST-tiedostosta:

1. Valitse Tiedosto välilehti ja valitse Avaa ja vie†

2. Valita Avaa Outlook-datatiedosto†

3. PST-tiedosto ja sen kansiot näkyvät alla: Sähköpostikansiotvalmiina toimintaan.

Pieni PST-tiedosto on nopea PST-tiedosto

PST-päätiedoston koko kannattaa pitää pienenä ja hallittavana. Voit antaa Outlookin tehdä osan tästä AutoArchiven avulla tai jakaa viestisi useammille PST-tiedostoille, mikä voi olla kivutonta ja nopeaa.