Arkistoi sähköpostit Outlookissa

Mitä tietää

• Manuaalinen arkisto: Siirry Tiedosto † Tiedot † Työkalut † Vanhojen tavaroiden siivoaminen† Valitse ponnahdusikkunassa Arkistoi Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot†
• Valitse sitten arkiston kansio. Valitse Arkistoi kohteet vanhempia kuin avattavasta luettelosta ja aseta päivämäärä.
• Automaattinen arkistointi: Siirry Tiedosto † Vaihtoehdot † Pitkälle kehittynyt † Automaattinen arkistointi asetukset† Valitse Suorita automaattinen arkistointi joka . alkaen ja syötä aikaväli.

Jos annat liian monen sähköpostin kerääntyä postilaatikkoosi, Outlookin suorituskyky voi kärsiä. Opi arkistoida sähköpostit Outlookissa ja hallita vanhoja sähköposteja manuaalisesti tai automaattisesti. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook for Microsoft 365- ja Outlook 2019-, 2016-, 2013- ja 2010-ohjelmia.

Arkistoi sähköpostit manuaalisesti Outlookissa

Jos haluat päättää, milloin vanhat sähköpostisi arkistoidaan ja minne ne arkistoidaan, voit tehdä sen manuaalisesti. Voit arkistoida sähköpostiviestejä manuaalisesti mihin tahansa kansioon.

1. Avaa Outlook ja valitse Tiedosto † Tiedot † Työkalut † Vanhojen tavaroiden siivoaminen†

2. Valitse ponnahdusikkunassa Arkistoi Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot ja valitse sitten kansio, johon haluat arkistoida kohteet.

3. Valitse Arkistoi kohteet vanhempia kuin avattavasta luettelosta ja aseta sitten päivämäärä, jolloin haluat arkistoida viestit. Voit myös valita: Selailla läpi tunnistaaksesi yksittäisen PST-tiedoston käytettäväksi tässä arkistossa. Tai voit säilyttää sen oletustiedostonimena.

4. Valitse Okei† Outlook arkistoi nyt kyseisessä kansiossa olevat viestit määrittämiesi asetusten mukaisesti.

5. Jos haluat arkistoida viestit kaikkiin kansioihin yksittäisten kansioiden sijaan, valitse Arkistoi kaikki kansiot niiden automaattisen arkistoinnin asetusten mukaisesti† Jos valitset tämän, sinun on palattava Koti-välilehteen, napsautettava hiiren kakkospainikkeella yhtä kansioista, jolle haluat määrittää automaattisen arkiston asetukset, ja sitten Ominaisuudet†

6. Valitse Ominaisuudet-ikkunassa Automaattinen arkistointi -välilehti.

7. Valitse Arkistoi tämä kansio näillä asetuksillaja määritä sitten asetukset, kuinka monen kuukauden viestit haluat säilyttää ja minne haluat siirtää vanhat kohteet. Määritä sekä viestien arkistointi, kun automaattinen arkistointi on käytössä, että sähköpostien arkistointi, kun arkistoidaan manuaalisesti käyttämällä automaattisen arkistoinnin asetuksia Automaattisen arkistoinnin asetuksia käyttämällä.

Aktivoi automaattinen arkistointi manuaalisesti

Voit aktivoida automaattisen arkistoinnin manuaalisesti tai automaattisesti. Jos olet jo määrittänyt automaattisen arkistoinnin asetukset kaikille kansioillesi yllä kuvatulla tavalla, voit aloittaa arkistoinnin välittömästi. Valitse Tiedosto † Tiedot † Työkalut † Siivoa postilaatikkoja valitse sitten Automaattinen arkistointi aloittaa arkistointiprosessin. Tämä käyttää automaattisen arkiston asetuksia, jotka olet määrittänyt kullekin sähköpostikansiolle.

Automaattinen arkisto Automaattinen arkisto

Sen lisäksi, että aktivoit arkistoinnin manuaalisesti, voit myös määrittää automaattisen arkistoinnin toimimaan säännöllisesti.

1. Valitse Tiedosto † Vaihtoehdot † Pitkälle kehittynyt † Automaattisen arkistoinnin asetukset†

2. Valitse Automaattisen arkiston asetusikkunassa Suorita automaattinen arkistointi joka . alkaen ja anna kuinka usein haluat suorittaa automaattisen arkiston. Voit määrittää asetukset näyttämään kehotteen, kun automaattinen arkistointi suoritetaan, ja määrittää sen poistamaan vanhat sähköpostiviestit tai siirtämään ne tietokoneesi .pst-arkistotiedostoon.

3. Valitse OKEI, ja automaattinen arkisto toimii määrittämäsi aikavälillä, joten sinun ei tarvitse koskaan huolehtia siitä, että postilaatikkosi vie liikaa tilaa.

Käytä Outlook Sweepia arkistoidaksesi automaattisesti Outlook Webissä

Outlook Onlinessa viestien arkistointi on manuaalinen prosessi. Outlook Sweep -ominaisuus auttaa sinua pitämään postilaatikkosi puhtaana. On mahdotonta muuttaa arkistoimiesi viestien ikää, mutta ainakin pyyhkäisyominaisuus antaa sinulle mahdollisuuden arkistoida kaikki yli 10 päivää vanhat postilaatikkoviestisi. Tämä auttaa sinua pitämään postilaatikkosi puhtaana automaattisesti.

1. Avaa tilin postilaatikko, johon haluat arkistoida sähköpostiviestit. Valitse sähköposti, jonka haluat arkistoida, ja valitse sitten Lakaista valikosta.

2. Valitse ponnahdusnäytöstä Siirrä aina yli 10 päivää vanhemmat viestit INBOX-kansiosta†

3. Valitse Muuttaa avattavasta valikosta ja valitse Arkisto†