Kun ajoitat Outlookissa tapaamisen toisen henkilön tai ihmisryhmän kanssa, he saavat sähköpostikutsun, jossa on kokouksen tiedot. Tästä sähköpostista he voivat hyväksyä tai hylätä kokouskutsun. Outlook lisää kokouksen Outlook-kalenteriin, pitää kirjaa osallistujien vastauksesta ja lähettää muistutuksen ennen kokouksen alkamista. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook for Microsoft 365-, Outlook 2019-, Outlook 2016- ja Outlook 2013 -sovelluksia.
Lähetä kalenterikutsu Outlookissa
Näin voit ajoittaa kokouksen Outlookissa:
-
Valitse Kotiinab.
-
Valitse Uusia tavaroita † tapaaminen† Voit myös painaa Ctrl+Shift+Q†
-
Kirjoita kokouskutsuun kuvaus kokouksesta Otsikko tekstilaatikko.
-
Vuonna Vaatii Kirjoita tekstikenttään jokaisen kokoukseen osallistuvan osallistujan sähköpostiosoitteet. Kirjoita sähköpostiosoitteet Outlook 2016:ssa ja 2013:ssa Epämiellyttävää tekstilaatikko. Valitse yhteystiedot osoitekirjasta valitsemalla jompikumpi: Vaatii† Valinnainentai Epämiellyttävää†
-
Vuonna Valinnainen tekstikenttään, kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille haluat liittyä kokoukseen, mutta jotka eivät vaadi sinua.
-
Valitse kokoukselle alkamisaika ja lopetusaika.
-
Jos haluat estää kokouksen kalenteristasi koko päivän, valitse Koko päivä†
-
Vuonna Paikka tekstikenttään, kirjoita paikka, jossa pidät kokouksen.
-
Vuonna Viesti alueella, anna muut tiedot, jotka osallistujien on tiedettävä ennen kokousta, ja liitä mukaan tiedostot, joita haluat heidän näkevän. Jos haluat liittää tiedoston kokouskutsuun, valitse Lisää -välilehti ja valitse sitten Liite† Jos haluat lisätä linkin OneDrivessa olevaan asiakirjaan, valitse Kytkin avattava nuoli.
-
Kun lähetät kokouskutsun Outlookissa, kutsu sisältää oletuksena vastauspyynnön, ja vastaanottajalle annetaan mahdollisuus ehdottaa uutta kokousaikaa. Voit muuttaa näitä asetuksia valitsemalla tapaaminen -välilehti ja valitse sitten Vastausvaihtoehdot†
-
Valitse Lähettää† Jos aikataulusi muuttuu tai jos osallistujien on tehtävä muita suunnitelmia, peruuta tai siirrä kokous.
Järjestä toistuva kokous
Outlookin avulla voit myös määrittää toistuvia kokouksia. Käytä tätä vaihtoehtoa kokouksissa, jotka haluat toistaa joka viikko, kuukausi tai muu ajanjakso. Toistuvan kokouksen yhteydessä sinun tarvitsee syöttää tiedot vain kerran ja kaikki tulevat tapaamiset lisätään kalenteriisi asettamasi välin perusteella.
-
Valitse Talo -välilehti ja valitse sitten Uusia tavaroita † tapaaminen†
-
Kirjoita kokouskutsuun otsikko, pakolliset osallistujat, valinnaiset osallistujat, paikka ja kokouksen tarkoitusta kuvaava viesti.
-
Valitse Tee toistuvaksi† Valitse Outlook 2016:ssa ja 2013:ssa tapaaminen † Toisto†
-
The Toista tapaaminen valintaikkuna avautuu. Anna kokouksen alkamisaika, lopetusaika ja kesto.
-
Vuonna Toistuva kuvio -osiossa valitse, milloin kokous pidetään uudelleen. Esimerkiksi säännöllinen viikoittainen kokous, joka pidetään joka maanantai.
-
Vuonna Toistoalue -osiosta, valitse toistuvien kokousten kesto. Voit määrätä toistuvan kokouksen perumaan tiettynä päivänä tai tietyn määrän jälkeen. Valitse ei lopetuspäivää jos et halua kokouksen vanhentuvan.
-
Valitse Okei†
-
Valitse kokouskutsussa Lähettää†
Aikatauluavustajan käyttäminen kokouksen luomiseen
Jos käytät Microsoft 365:tä töissä ja olet Exchange-käyttäjä, käytä ajoitusavustajaa löytääksesi parhaan ajankohdan tapaamiseen muiden kanssa. Kun avaat ajoitusavustajan, näet kokoukseen kutsumiesi ihmisten kalenterit.
Jos haluat käyttää Scheduling Assistantia, luo kokouskutsu ja valitse tapaaminen välilehti > Aikatauluavustaja†
Kokouksen tarkasteleminen Outlook-kalenterissasi
Kun olet luonut tai hyväksynyt kokouksen, se näkyy Outlook-kalenterissasi päivämäärä- ja aikatietojen perusteella. Näin löydät tulevat tapahtumat.
-
Valitse Näytä vaihdinja valitse sitten Kalenteri†
-
Löydät kokouksen selaamalla kalenteria tai käyttämällä hakukenttää ja kirjoittamalla kokouksen otsikon.
-
Kaksoisnapsauta kalenterimerkintää nähdäksesi kokouksen tiedot.
-
Voit tarkastella kommentteja valitsemalla Seurata -välilehti. The Vastaus sarake näyttää, ketkä osallistujat hyväksyivät kokouskutsun ja ketkä eivät vastanneet.
-
Jos olet saanut suullisen hyväksynnän osallistujalta, valitse: Eija valitse sitten Hyväksytty† Kieltäytyitai antoi a Toistaiseksi vastaus.
-
Sulje kokouskutsu, kun olet valmis.
Lisää ihmisiä olemassa olevaan kokouskutsuun
Voit määrittää kokouksen ja kutsua myöhemmin lisää osallistujia (esimerkiksi jos palkkaat toisen työntekijän ja haluat lisätä hänet tavallisiin henkilökunnan kokouksiin). Näin kutsut uusia osallistujia kokoukseen, jonka olet jo määrittänyt.
-
Etsi kokous kalenteristasi.
-
Kaksoisnapsauta kokouskohdetta.
-
Valitse Aikatauluavustaja välilehti > Lisää osallistujia†
-
Vuonna Valitse osallistujat ja lähteet valintaikkunassa, valitse nimi osallistujasta.
-
Valitse jompikumpi Vaatii tai Valinnainen ilmoittaa, onko osallistujan osallistuttava kokoukseen vai onko osallistuminen vapaaehtoista.
-
Valitse Okei†
-
Osallistuja näkyy nyt Aikatauluavustajan Kaikki osallistujat -luettelossa.
-
Valitse Lähetä päivitys†
