On olemassa useita tapoja lajitella tietoja Microsoft Excelissä. Opi käyttämään ehdollista lajittelua Excelissä lajittelemaan fontin värin, solun taustavärin tai kuvakkeen värin mukaan. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel for Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 ja Excel 2013 for Windows ja Mac.
Valitse lajiteltava alue Excelissä
Ennen kuin tiedot voidaan lajitella, Excelin on tiedettävä tarkka lajittelualue. Excel voi automaattisesti sisällyttää asiaan liittyviä tietoja alueelle, kunhan valitulla alueella ei ole tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Tyhjät rivit ja sarakkeet toisiinsa liittyvien tietojen alueiden välillä ovat kunnossa. Tämän jälkeen Excel määrittää, onko tietoalueella kenttien nimiä, ja jättää kyseiset rivit pois lajiteltavista tietueista. Excelin salliminen valita lajiteltava alue sopii hyvin pienille tietomäärille. Suurille tietoalueille helpoin tapa varmistaa oikean alueen valinta on korostaa se ennen lajittelua. Jos sama alue on lajiteltava toistuvasti, paras tapa on nimetä alue. Jos lajiteltavalle alueelle on määritetty nimi, kirjoita nimi Nimi-ruutuun tai valitse se vastaavasta pudotusvalikosta. Tällä tavalla Excel korostaa automaattisesti oikean tietoalueen laskentataulukossa. Kaikki lajittelut edellyttävät lajittelujärjestyksen käyttöä. Arvojen mukaan lajittelussa on kaksi mahdollista lajittelujärjestystä: nouseva ja laskeva. Värien mukaan lajittelussa tällaista järjestystä ei kuitenkaan ole, joten sinun on määritettävä värien lajittelujärjestys manuaalisesti.
Kuinka lajitella solun taustavärin mukaan Excelissä
Alla olevassa esimerkissä 20-vuotiaiden ja sitä nuorempien opiskelijoiden tiedot on korostettu punaisella. Voit lajitella tiedot solun taustavärin mukaan siten, että punaiset kohteet näkyvät yläreunassa:
-
Korosta lajiteltujen solujen alue (esimerkissä solut A2–D11).
-
Siirry kohtaan Talo -välilehti ja valitse sitten Lajittele ja suodata † Mukautettu lajittelu†
-
Valitse lajitella avattava nuoli ja valitse solun väri† Siivoa se Tiedoillani on otsikot valintaruutu, jotta ensimmäinen rivi ei katkea.
-
Valitse Tilata pudotusnuoli ja valitse Punainen† Kun Excel löytää valituista tiedoista erilaisia solun taustavärejä, se lisää kyseiset värit tietoihin Tilata avattavasta luettelosta valintaikkunassa.
-
Valita päälle lajittelujärjestysruudun vieressä olevasta avattavasta luettelosta niin, että punaiset solut ovat luettelon yläosassa, ja valitse sitten Okei†
-
Neljä punaisella taustalla olevaa tietuetta on ryhmitelty tietoalueen yläosaan. Kun työskentelet laskelmien parissa, voit saada negatiiviset luvut näyttämään oletusarvoisesti punaisiksi Excelissä, jotta ne erottuvat paremmin.
Lajittele fontin värin mukaan Excelissä
Alla olevassa esimerkissä hoitotyöohjelmiin ilmoittautuneet opiskelijat näyttävät tiedot punaisella ja luonnontieteiden ohjelmien tiedot sinisellä. Tietojen lajittelu fontin värin mukaan:
-
Korosta lajiteltujen solujen alue (esimerkissä solut A2–D11).
-
Siirry kohtaan Talo -välilehti ja valitse sitten Lajittele ja suodata † Mukautettu lajittelu†
-
Valitse lajitella avattava nuoli ja valitse fontin väri† Siivoa se Tiedoillani on otsikot valintaruutu, jotta ensimmäinen rivi ei katkea.
-
Valitse Tilata avattava nuoli ja valitse sitten Punainen† Kun Excel löytää eri kirjasinvärejä valituista tiedoista, se lisää kyseiset värit tiedostoon Tilata avattavasta luettelosta valintaikkunassa.
-
Valita päälle lajittelujärjestysruudun vieressä olevasta avattavasta luettelosta niin, että punaiset kohteet ovat luettelon yläosassa.
-
Valitse Lisätä lisätäksesi toisen lajittelutason.
-
Käytä samoja asetuksia kuin ensimmäisessä lajittelutasossa, mutta valitse tällä kertaa Tilata pudotusnuoli ja valitse Sininen†
-
Valitse Okei lajitella tiedot ja sulkea valintaikkunan.
-
Kaksi punaisella kirjasinvärillä varustettua tietuetta on ryhmitelty tietoalueen yläosaan, minkä jälkeen seuraavat kaksi sinistä tietuetta.
Lajittele kuvakkeen mukaan Excelissä
Kuvakejoukot tarjoavat vaihtoehdon tavallisille ehdollisille muotoiluvaihtoehdoille, jotka keskittyvät kirjasinten ja solujen muotoilun muutoksiin. Alla oleva esimerkki näyttää päivämäärät ja lämpötilat ehdollisesti muotoiltuina liikennevalolla kuvakesarja, joka perustuu päivittäisiin enimmäislämpötiloihin. Seuraa näitä ohjeita lajitellaksesi tiedot niin, että vihreillä kuvakkeilla varustetut tietueet ryhmitellään ensin, sitten keltaiset kuvakkeet ja sitten punaiset kuvakkeet:
-
Korosta lajiteltujen solujen alue (esimerkissä solut A2–B31).
-
Siirry kohtaan Talo -välilehti ja valitse Lajittele ja suodata † Mukautettu lajittelu†
-
Valitse Sarake avattava nuoli ja valitse sitten sarake, jossa on ehdolliset kuvakkeet (Lämpötila esimerkissä† Koska ehdollinen muotoilu toimii kuvakkeiden kanssa, voit käyttää Tiedoillani on otsikot valintaruutu valittuna.
-
Valitse lajitella avattava nuoli ja valitse sitten Ehdollisen muotoilun kuvake†
-
Valitse Tilata avattava nuoli ja valitse sitten Kasvis†
-
Valita päälle lajittelujärjestysruudun vieressä olevasta avattavasta luettelosta niin, että vihreät kuvakkeet ovat luettelon yläosassa.
-
Valitse Lisätä lisätäksesi toisen lajittelutason.
-
Käytä samoja asetuksia kuin ensimmäisessä lajittelutasossa, mutta valitse tällä kertaa Tilata pudotusnuoli ja valitse Keltainen†
-
Valitse Lisätä Jos haluat lisätä kolmannen lajittelutason, käytä samoja asetuksia kuin kaksi ensimmäistä tasoa, mutta valitse tällä kertaa Tilata pudotusnuoli ja valitse Punainen†
-
Valitse Okei lajitella tiedot ja sulkea valintaikkunan.
-
Vihreällä kuvakkeella varustetut tietueet ryhmitellään tietoalueen yläosaan, sen jälkeen tietueet, joissa on keltainen kuvake, ja sitten tietueet, joissa on punainen kuvake.
